Wanneer je gebruikmaakt van een zakelijk adres, vragen veel ondernemers zich af wat er gebeurt met hun post. Dat is een logische vraag, zeker wanneer je gewend bent dat zakelijke post op je woonadres binnenkomt.
Bij een zakelijk adres wordt de ontvangst en verwerking van post anders ingericht. In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt, welke mogelijkheden er zijn en wat je kunt verwachten.
Waarom wordt deze vraag vaak gesteld?
Zolang zakelijke post op het woonadres binnenkomt, voelt dat voor veel ondernemers vanzelfsprekend. Brieven komen binnen, je opent ze en handelt ze af.
Bij een zakelijk adres komt post niet meer automatisch bij je thuis binnen. Daardoor ontstaat de vraag hoe die post ontvangen wordt en hoe je er toegang toe krijgt. Dat is geen ingewikkelde vraag, maar een praktische.
Postverwerking bij een zakelijk adres is bedoeld om dit proces overzichtelijk te maken en jou controle te geven over wat er met je post gebeurt.
Hoe werkt postverwerking bij een zakelijk adres?
Wanneer je een zakelijk adres gebruikt, wordt je zakelijke post op dat adres ontvangen. Dit adres fungeert als centraal ontvangstpunt voor brieven en documenten die op naam van je onderneming worden verstuurd.
In de basis werkt postverwerking als volgt:
- Zakelijke post komt binnen op het zakelijke adres;
- De post wordt geregistreerd;
- De post wordt verwerkt zoals aangegeven of afgesproken.
Afhankelijk van de aanbieder en het gekozen pakket zijn er verschillende opties voor het verwerken van je post. De kern is overal hetzelfde: de post blijft beschikbaar voor jou en wordt niet zomaar doorgestuurd of geopend zonder jouw toestemming.
Het gebruik van een zakelijk adres verandert dus niet het eigenaarschap van je post. Het verandert alleen de plek waar de post binnenkomt en hoe je ermee omgaat.
De verschillende manieren waarop je post kunt verwerken
Wanneer je gebruikmaakt van een zakelijk adres, heb je meestal meerdere mogelijkheden om met je post om te gaan. Welke optie hangt af van hoe je werkt en hoeveel post je ontvangt.
Post ophalen
Je kunt ervoor kiezen om je post zelf op te halen op de locatie van het zakelijke adres. De post wordt voor je bewaard totdat je deze komt ophalen. Dit is een eenvoudige oplossing voor ondernemers die weinig post ontvangen of graag zelf het overzicht houden.
Post laten inscannen
Een andere mogelijkheid is om je post te laten inscannen. De inhoud van de brief wordt dan digitaal beschikbaar gesteld. Dit is handig wanneer je niet regelmatig langs kunt komen of wanneer je je administratie graag digitaal bijhoudt.
Post laten doorsturen
Bij sommige aanbieders kun je post laten doorsturen naar een ander adres. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je tijdelijk ergens anders werkt, bijvoorbeeld in het buitenland of als je bepaalde post fysiek nodig hebt. De kosten hiervoor verschillen per bedrijf/zakelijk adres.
Post tijdelijk laten bewaren
Heb je je post niet direct nodig? Dan kan het tijdelijk bewaard worden. Zo kun je zelf bepalen wanneer je actie onderneemt, zonder dat je belangrijke stukken hoeft te missen. Bewaren is vaak bedoeld als tussenstap, totdat je kiest voor ophalen, inscannen of doorsturen.
Deze opties zorgen ervoor dat je controle houdt over je zakelijke post.
Hoe gaat HUB-S om met zakelijke post?
Bij HUB-S is de verwerking van zakelijke post ingericht om overzicht en duidelijkheid te bieden. We spreken bij de aanmelding af hoe jij wilt dat we je post verwerken.
Ontvangst en inscannen
Zakelijke post komt binnen bij HUB-S. In principe wordt de post gescand zodra deze binnenkomt. In de periodes waarin HUB-S gesloten is, zal een medewerker alsnog één keer per week de post verwerken.
Bij het basisabonnement wordt post momenteel ingescand voor € 0,50 per pagina. Vanaf maart is het inscannen van de post ook bij dit abonnement begrepen. Bij het premiumabonnement en pro-abonnement is het inscannen van post al inbegrepen bij de prijs.
Gevoelige post
Post met een gevoelig karakter wordt niet automatisch geopend, tenzij dit duidelijk afgesproken is op voorhand. Zonder deze afspraak vragen we eerst om toestemming, zodat je zelf bepaalt hoe we hiermee omgaan. Mogen we het inscannen of haal je het liever op?
Post ophalen
Het is ook mogelijk om je post fysiek op te halen. Gebruik hiervoor het ophaalformulier. Na het invullen van het formulier bevestigen wij of het moment uitkomt. Door met een ophaalformulier te werken, kunnen we je post vooraf verzamelen en het ophalen goed afstemmen op onze planning.
Bewaren van post
Post die niet direct wordt opgehaald of verwerkt, wordt tijdelijk bewaard. We gooien nooit zomaar post weg. Dit geeft je de ruimte om zelf te bepalen wanneer je actie onderneemt. De bewaartermijn is afgestemd op praktische haalbaarheid. We communiceren hiervoor wanneer dit relevant is.
Een zakelijk adres verandert niet wat er met je post gebeurt, maar hoe dit wordt georganiseerd. Door vooraf afspraken te maken over ontvangst, verwerking en ophalen, blijft je post overzichtelijk en beheersbaar. Zo weet je waar je aan toe bent en houd je zelf de regie.