Als ondernemer ontvang je veel post. Je ontvangt belangrijke post, zoals belastingbrieven, contracten, facturen of klantcorrespondentie. Ook zal er wat reclame of marketing tussen zitten. Door middel van onze digitale postverwerking komt er weer orde in deze stapel. Wij scannen de post in en sturen het naar je op. Je hoeft daarom niet dagelijks langs te komen of de post handmatig te openen.
Hoe werkt digitale postverwerking?
Bij HUB-S verloopt digitale postverwerking als volgt:
- Post komt binnen op ons zakelijke adres.
- Openen, scannen en doorsturen van post.
- Post wordt bewaard voor 3 maanden.
Post komt binnen op ons zakelijke adres
Als je onderneming bij HUB-S ingeschreven staat, ontvangen wij alle post. Zodra we het binnenkrijgen, bewaren we alles zorgvuldig in onze archiefkast. Je kunt er ook voor kiezen om de post op te halen, zonder dat het ingescand wordt. Maak hiervoor een afspraak door een mail te sturen naar info@hub-s.nl.
Openen, scannen en doorsturen van post
Onze medewerkers scannen de post minimaal 1 keer per week in. Alle post wordt geopend, ingescand en naar je toe gestuurd. Aangetekende post of post met gevoelige opmaak, zoals juridische documenten, wordt alleen geopend met jouw toestemming.
Post wordt bewaard voor 3 maanden
Na het inscannen stoppen we de post weer terug in onze archiefkast. Je hebt nu de volgende opties:
- We bewaren de post maximaal 3 maanden en vernietigen het dan.
- Je kunt de post op komen halen op kantoor, maak hiervoor eerst een afspraak. Dan kunnen wij alles verzamelen en gelijk meegeven als je langskomt.
- We sturen de post fysiek naar je door, maar hiervoor betaal je wel portokosten.
Voor wie is digitale postwerking interessant?
- Zelfstandigen die veel onderweg zijn of vanuit huis werken en privacy willen behouden.
- Webshops die geen fysiek kantoor hebben.
- Ondernemers die behoefte hebben aan een snelle postverwerking, zonder dat ze zich daar zelf zorgen over hoeven te maken.
- Buitenlandse ondernemers die een Nederlands postadres nodig hebben.
Wat zijn de voordelen van digitale postverwerking?
Digitale postverwerking is erg prettig voor ondernemers die flexibiliteit en efficiëntie zoeken. De voordelen van deze vorm van postverwerking zijn:
Altijd en overal toegang
Het maakt niet uit of je thuiswerkt, onderweg bent of ergens op een strand ligt. Je ontvangt je post via onze digitale omgeving.
Snelle verwerking van belangrijke documenten
De post wordt minimaal 1 keer per week ingescand, maar belangrijke documenten scannen we sneller in. Hierbij kun je denken aan post van de Belastingdienst, KVK of andere juridische correspondentie.
Meer privacy
Mochten klanten contact willen zoeken, dan komt de post terecht bij ons en niet bij je huisadres. Dit zorgt voor meer privacy en rust.
Geen papierchaos
Alle post vind je digitaal terug, je hoeft dus niet meer te zoeken tussen een berg papieren.
Professionele uitstraling
Als klanten of partners een brief, contract of factuur willen sturen, zien ze een professioneel adres in plaats van je woonadres. Dit komt professioneler over.
Klinkt dit voor jou als een goed idee?
Wil jij je zakelijke post ook digitaal ontvangen? HUB-S combineert een professioneel KVK-adres met digitale postverwerking. Alles wordt geregeld op één plek.
- Bekijk onze abonnementen.
- Neem contact op voor persoonlijk advies.